Według Raportu Komendy Głównej Policji „Bezpieczeństwo imprez masowych w 2018 roku” w ubiegłym roku zabezpieczono przez policję 7,5 tys imprez masowych w Polsce, z czego jedną trzecią stanowiły imprezy sportowe. Natomiast z raportu GUS wynika, że w 2018 roku w imprezach masowych uczestniczyło 27,6 mln osób.

Mnóstwo firm, organizacji czy osób indywidualnych chce zorganizować event, jednak nie zawsze oczywiste jest jak to zrobić i od czego zacząć, żeby odniósł zamierzony skutek. Planowanie to pierwszy krok do skutecznego działania, jak powiedział Dwight Eisenhower „plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne”. Plan sam w sobie nic nie zdziała, ale także działanie bez konkretnego planu będzie poruszaniem się po omacku.

Zdefiniuj cel i wskaźniki

Pierwszym elementem, od którego warto zacząć jest wyznaczenie celu, nada on kierunek twoim działaniom zarówno na etapie planowania, jak i realizacji. Jeśli będzie on zgodny z twoimi amicjami i pragnieniami, pozwoli ci to na pełne zaangażowanie w projekt.

Zastanów się jaką ma pełnić funkcję: rekreacja, aktywność fizyczna, popularyzowanie sportu, aktywny wypoczynek, wychowawczo-poznawcza, akcja charytatywna, a może jeszcze coś innego?

Kiedy będziesz zadowolony z wydarzenia, stwierdzisz, że wykonałeś świetną robotę? Przemyśl jaki efekt ma przynieść event. Wybierz wskaźniki: handlowe (np. Zwiększenie sprzedaży) lub niehandlowe (np. Budowanie społeczności, popularyzacja aktywności fizycznej, nowa forma promocji marki). Do każdego wskaźnika określ cel według zasady SMART – konkretny, mierzalny, ambitny, realny, określony w czasie. Dzięki temu po wydarzeniu będzie możliwa dokładna analiza stopnia realizacji celów.

Określ formę wydarzenia

Chcesz zorganizować trening, testowanie sprzętu, spotkanie ze sportowcem, konferencję, targi, zawody, warsztat teoretyczno-praktyczny? Forma zawsze musi pokrywać się z celem. Dobrą praktyką jest wizualizacja idealnego eventu – jakby wyglądał, gdyby wszystko poszło po twojej myśli. Zastanów się, czy byłoby to spotkanie w niewielkiej grupie, czy ogromna impreza, nie bierz pod uwagę ograniczeń i przeszkód. Możesz na przykład wykorzystać burzę mózgów na spotkaniu zespołu projektowego lub inną technikę kreatywnego myślenia, które pozwalają na zgromadzenie wielu twórczych pomysłów.

Zdefiniuj potencjalnych uczestników

Pora na decyzję kto będzie odbiorcą wydarzenia. Można zrobić świetną imprezę, ale jeśli nie będzie wiadomo, do kogo powinna trafić i kto powinien wiedzieć, że się odbywa – nic z tego. Sprecyzowanie grupy docelowej to określenie kim jest, w jakim jest wieku, czym się charakteryzuje (praca, hobby, cechy, przyzwyczajenia) oraz jej wielkości. Będzie to miało wpływ na program imprezy, a także sposób komunikacji. Może okaże się, że do osoby, która codziennie jeździ pociągiem do pracy warto spróbować promocji w transporcie publicznym zamiast ograniczać się jedynie do mediów społecznościowych?

Zaplanuj wszystko - zrób harmonogram

Zaplanuj przygotowania krok po kroku, wypisz kamienie milowe, gdzie każde zadanie rozpisujesz na mniejsze działania i osoby odpowiedzialne za nie (pamiętaj o zaplanowaniu ich w czasie). Zawsze coś może nie wypalić, przygotuj się na to – co może pójść nie tak, jak będziesz sobie z tym radzić, jakie działania podejmiesz. Przygotuj harmonogram samego eventu, jak będzie przebiegał, konkursy towarzyszące, rozdanie nagród, wystąpienia partnerów, uwzględnij także przerwy.

Nie zapomnij o promocji

O komunikacji nie możemy sobie przypomnieć na ostatnią chwilę, gdy już wszystko będzie gotowe, w zależności od rodzaju wydarzenia, trzeba ją rozpocząć odpowiednio wcześniej i podzielić na etapy. Wybór kanałów także nie jest tak oczywisty, jakby się wydawało, wszystko zależy od grupy docelowej, rozmiarów i charakteru wydarzenia.

Przykładowe możliwości promocji: Lokalne lub ogólnopolskie media internetowe, strony partnerów, media społecznościowe, newslettery, fora internetowe, grupy tematyczne, Google, lokalne firmy, firmy transportowe, komunikacja miejska, plakaty, ulotki, radio, gazety, telewizja. Ważne, aby materiały w każdym kanale były ze sobą spójne – odbiorca widząc reklamę na Facebooku i na stronie internetowej jednego z partnerów wiedział, że dotyczą tego samego eventu. Jednocześnie muszą być dostosowane do ścieżki komunikacji, inaczej będzie się prezentował plakat niż post na Instagramie, a jeszcze inaczej Instastories.

Przeprowadź analizę

Bardzo ważne jest zrobienie jakościowej analizy wydarzenia, podsumowanie plusów i minusów, wyciągnięcie wniosków, zebranie recenzji od uczestników. Zestawienie opinii całego zespołu, tego co im przeszkadzało, z jakimi problemami zetknęli się na poszczególnych etapach projektu. Pomoże ci w tym analiza SWOT (mocne i słabe strony, zagrożenia i szanse). Jak wykorzystasz tę analizę w przyszłości? Spisz dobre praktyki!