Każdy organizator eventu sportowego musi zadbać o odpowiednie przygotowanie takiego wydarzenia pod kątem prawnym, tak aby nie sprowadzić na siebie odpowiedzialności, której można uniknąć przez stworzenie odpowiednich dokumentów prawnych używanych zarówno przed, w trakcie eventu, jak i po nim. Nie są to skomplikowane dokumenty, jednak należy pamiętać o odpowiednio wczesnym przygotowaniu i skompletowaniu wymaganej dokumentacji.

Regulamin eventu sportowego

Jest to z pewnością najważniejszy dokument, który należy mieć gotowy przed samym wydarzeniem. Stanowi on rodzaj umowy zawieranej pomiędzy organizatorem, a uczestnikiem. Kreator eventu może ponosić odpowiedzialność za bezpieczeństwo biorących w nim udział osób, dlatego tak ważne jest, aby zawrzeć w regulaminie  wszystkie niezbędne informacje dotyczące reguł i zasad, na jakich będzie opierać się event.

Ważne jest, aby treść regulaminu została sformułowana prostym językiem, który będzie zrozumiały dla wszystkich uczestników, oraz aby była ona jednoznaczna i nie pozostawiająca żadnych wątpliwości w interpretacji. Przy tworzeniu takiego dokumentu starajmy się unikać pojęć nieostrych jak np. “Nagrody zostaną przyznane zwycięzcom konkursu kilka dni po zakończeniu eventu” zamiast podania konkretnej liczby dni “Nagrody zostaną przyznane zwycięzcom w terminie do 7 dni po zakończeniu eventu”.  

Ponadto kluczową kwestią jest też to, aby wszystkie istotne dla naszego regulaminu pojęcia, jak np. “nagrody rzeczowe” zostały zdefiniowane w treści regulaminu w sposób zrozumiały “Nagrody Rzeczowe - są to bony o wartości XX złotych do zrealizowania w sieci sklepów YY”, “uczestnik - jest to osoba pełnoletnia, która zarejestrowała się na wydarzenie”. Dzięki temu, gdy ponownie będziemy chcieli napisać o nagrodach rzeczowych lub uczestniku wystarczy, że napiszemy o nich w  sposób, w jaki zdefiniowaliśmy ich wcześniej w regulaminie.

Kluczowe punkty regulaminu wydarzenia sportowego

Organizator wydarzenia

Określenie kto jest organizatorem wydarzenia, jeżeli są to współorganizatorów, partnerów, przez podanie nazwy firmy wraz z adresem jej siedziby lub podania imienia i nazwiska organizatora, jeżeli jest nim osoba prywatna, wraz z jej miejscem zamieszkania. Warto również podać dane kontaktowe do organizatorów, tak aby usprawnić ewentualny kontakt uczestników z nimi.

Termin i miejsce wydarzenia

Dokładnie określenie w jakim dniu,  w jakich godzinach a także, w jakim miejscu odbędzie się organizowane przez nas wydarzenie ( jeżeli wydarzenie będzie odbywać się w kilku lokalizacjach, to konieczne jest wymienienie każdej z nich). Aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi trudnościami, związanymi z terminem i miejscem eventu, należy podać w regulaminie, że organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu i miejsca wydarzenia. W takim wypadku bez żadnych konsekwencji będziemy mogli w razie trudności przenieść nasz event w inną lokalizację i termin.

Główne cele wydarzenia

Wskazanie co chcemy osiągnąć przez realizację naszego eventu, np. “Promocja aktywnego trybu życia, jako element prawidłowego rozwoju człowieka”, popularyzacja danej dyscypliny sportowej.

Warunki uczestnictwa

Opisanie kto może brać udział w naszym wydarzeniu, wskazanie ewentualnych ograniczeń wiekowych,  limitów uczestnictwa, dodatkowych warunków uczestnictwa np. Wyrażenie zgody potwierdzone w formularzu zgłoszeniowym (który może być podany w  tym punkcie, na końcu regulaminu, lub podawany uczestnikom przed samym rozpoczęciem eventu), w jakim terminie przyjmowane są zgłoszenia, wysokość kwoty wpisowej i sposobu, w jaki ma być ona dokonywana (jeżeli impreza ma być płatna). Ponadto w tym punkcie warto określić, że zgoda uczestnika stanowi dla organizatora brak jakichkolwiek przeciwwskazań do jego uczestnictwa w wydarzeniu. Warto określić też, co uczestnicy wydarzenia mają przynieść ze sobą np. Dokument potwierdzający ich tożsamość, odpowiedni strój, czy obuwie. Ważne jest też, aby zaznaczyć, że uczestnicy są zobowiązani do wykonywania poleceń osób odpowiedzialnych za przebieg wydarzenia sportowego (wskazać jak te osoby będą wyglądać, w jaki sposób będzie można je rozpoznać), oraz wyliczyć czego konkretnie zabrania się uczestnikom wydarzenia pod rygorem wykluczenia z niego i poniesienia ewentualnej odpowiedzialności.

Program wydarzenia

Podanie, według jakich zasad danej dyscypliny nasze wydarzenie będzie rozgrywane, określenie systemu rozgrywek, który będzie przez nas wykorzystany do rozegrania wydarzenia, wskazanie kategorii wiekowych, w jakich będzie odbywać się rywalizacja, podanie szczegółowego programu wydarzenia wraz z ustaleniem kolejności, oraz podanie godziny o której uczestnicy mają stawić się w miejscu odbywania się eventu. Ponadto ewentualne sposoby przeprowadzenia losowań, sędziowania, eliminacji, zasady kwalifikacji końcowej. Dodatkowo warto zastrzec, że harmonogram może ulec zmianie podczas trwania imprezy oraz, że organizator zastrzega możliwość modyfikacji harmonogramu. Wtedy tak samo, jak w przypadku czasu i miejsca wydarzenia, w razie wystąpienia komplikacji, będziemy mogli swobodnie modelować harmonogram bez żadnych konsekwencji.

Nagrody

Jeżeli przewidujemy nagrody dla uczestników naszego wydarzenia, konieczne jest określenie warunków zdobycia nagrody głównej, określenie kto oprócz zwycięzców otrzymuje nagrody, w jakich kategoriach wiekowych nagrody będą rozdawane a w jakich nie, oraz zastrzeżenie o ewentualnej zmianie nagrody. 

Kwestią kluczową jest dokładne określenie co będzie nagrodą w naszym evencie (jeżeli jest to nagroda rzeczowa np. Rower to konieczne będzie podanie jego marki i  modelu) oraz jaką ma ona wartość.

W kwestii nagród ważne jest, aby pamiętać, że zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, wygrane w zawodach sportowych, których łączna jednorazowa wartość przekracza 760 zł, są opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 10% a te, których wartość nie przekroczy wspomnianej kwoty są wolne od podatku.

Odpowiedzialność organizatora

W przypadku, gdy wydarzenie nie stanowi imprezy masowej ważne jest, aby zaznaczyć w regulaminie, że organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody materialne oraz zdrowotne, inne wypadki losowe uczestników i innych osób będących na wydarzeniu, które powstaną w trakcie organizowanego przez nas eventu, jak i podczas dojazdu uczestników na event. Dodatkowo warto zaznaczyć, że organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie rzeczy należące do uczestników i innych osób będących na wydarzeniu, które zostaną zgubione w trakcie trwania eventu. Każdy zawodnik startuje na własną odpowiedzialność, a osoby niepełnoletnie na odpowiedzialność opiekunów i pod ich opieką.

Dane osobowe i wykorzystanie wizerunku

Należy podać, kto będzie administratorem danych osobowych uczestników, wskazać że uczestnicy wydarzenia wyrażają zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w związku z zapoznaniem się i akceptacją treści tego regulaminu i wysłaniem formularza zgłoszeniowego, podać w jakich celach te dane mogą być przetwarzane np. W celu przeprowadzenia zawodów sportowych, w celach marketingowych, podać podstawę prawną przetwarzania danych osobowych. Ponadto w tym punkcie możemy również odnieść się do wykorzystania wizerunku uczestników wydarzenia, który wykorzystamy np. Przy materiałach promocyjnych z eventu. Aby nie narazić się na ewentualną odpowiedzialność prawną, konieczne będzie uzyskanie zgód zarówno na przetwarzanie danych osobowych, jak i na wykorzystanie wizerunku.

Postanowienia końcowe

W dużej mierze będą zależne od konkretnego wydarzenia sportowego, które chcemy zorganizować. Elementami wspólnymi wszystkich regulaminów w tym punkcie, będzie z pewnością wskazanie kto rozstrzyga ewentualne spory powstałe w trakcie eventu, zastrzeżenie sobie prawa do zmian w regulaminie, podanie informacji, że brak znajomości regulaminu w żadnym stopniu nie będzie powodował okoliczności łagodzącej, podanie, że każda osoba która zgłosiła się przez internet oznajmia, iż zapoznała się z regulaminem i akceptuje jego warunki. Można w sposób dodatkowy potwierdzić znajomość regulaminu przez uczestników poprzez zebranie od nich podpisów przed rozpoczęciem wydarzenia pod wydrukowanym regulaminem, a w przypadku uczestników niepełnoletnich, możemy wymagać podpisu od ich opiekunów prawnych). Jeżeli udostępniamy uczestnikom sprzęt sportowy na nasze wydarzenie, warto jest zaznaczyć w regulaminie, że za ten sprzęt odpowiedzialni będą sami uczestnicy i za wszelkie zniszczenia będą oni  ponosić pełną odpowiedzialność.

Podsumowanie

Jak widać przygotowanie poprawnego regulaminu wydarzenia sportowego jest kluczem do przeprowadzenia udanego eventu. Odpowiednie opracowanie tego dokumentu, przez wypisanie  wszystkich niezbędnych punktów, które musi zawierać w dużym stopniu ułatwi nam jego stworzenie i zawarcie w nim wszystkiego co jest niezbędne.

W kolejnym artykule dotyczącym organizacji eventów sportowych pod kątem prawnym, rozwiniemy kwestię przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania wizerunku uczestników wydarzenia sportowego.